关于做好2015年度文件材料归档工作的通知

机关各处（室）、各煤监分局、各直属事业单位：

为做好2015年度文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围及时间

各单位、处（室）在2015年度工作活动中形成的具有保存利用价值的文字材料、电子文档、会计、图表、声像、实物等不同载体的文件材料均属归档范围。

（一）各处（室）凡是已经办理完毕具有查考利用价值的收文、发文、领导批示、党组会议记录、会议纪要、简报、内部工作动态、成套性重大活动、会议文件材料等未归档的，应于4月10日前归档。

（二）相关处（室）办理完毕事故调查处理、行政审批、安全生产许可证、基本建设项目等成套性文件材料收集齐全后归档。

（三）相关处（室）在工作中形成的电子文件办理完毕与纸质文件一并归档。

（四）相关处（室）在其职能活动中获省级以上奖励的各种证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等未归档的应及时归档。

（五）局机关2014年会计档案，包括：凭证、账簿、报表、工资册等，由会计部门整理完毕后，于7月底前移交归档。

（六）各煤监分局、各直属事业单位在工作中形成的办理完毕具有保存利用价值的文字材料、电子文档、会计、图表、声像、实物和成套性专门档案，应及时移交本单位档案部门。

二、归档具体要求

各单位、处（室）要高度重视文件材料归档工作，明确专人负责，以确保文件材料归档齐全、完整、准确。任何部门和个人不得将应归档的文件材料据为己有或者拒绝归档。

（一）本部门起草的正式文件必须归档，且正文、底稿齐全，正文中涉及转发文、附件、附表和每一份文件的页数都应齐全完整，复印件及传真件一般不作为归档文件材料。

（二）文件草稿一般不需归档，如有领导批示或有重要修改意见的草稿应与正文、底稿一并归档。有领导重要批示或有处理结果的文件阅办处理单与被处理的文件一并归档。

（三）除文件材料外的其他归档材料(如图表、电子、声像、实物等)，必须附有文字说明（时间、地点、人物、内容等）一并归档。

（四）归档文件必须符合公文要求。拟稿、审稿、签批应使用墨汁、碳素墨水、黑或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、复印纸、纯蓝或红色墨水书写或签字；归档文件正文和底稿必须加盖公章。

（五）归档的文件材料必须是原件，复印件原则不作为档案保管，若的确无原件或原件丢失，需予以说明。

（六）相关处（室）行政许可证、竣工验收档案归档时，应由相关处（室）进行整理，移交时应将电子版移交目录与纸质移交目录一并归档。

（七）相关处（室）审批文件材料归档时，由移交人将成套的审批档案进行排序、数页数（有文字为一页，空白不算），并将总页数填写在首页右下方后移交归档。

（八）图纸归档时，移交人应按照要求，以手风琴方式将图纸折叠成宽21厘米、长29.7厘米（A4纸张大小），蓝图标题栏在右下角露出。

（九）文件材料归档时，归档人要编制移交目录，由交接双方当面清点核对后在移交目录上签字或盖章，双方各持一份。

（十）各煤监分局矿井基础档案和事故档案应以“卷”为整理单位，执法监察档案以“件”为整理单位。整理方法应按照国家安监总局下发的《煤矿安全监察分局安全监察专门档案整理方法》进行。

（十一）执法总队的执法检查材料也属于文书档案的范围，整理方法应以“件”为单位进行整理。

各单位、处（室）在归档和整理工作中遇到问题，请及时与局办公室联系。

联  系  人：戴晓英      李宏琴

联系电话：86639131  86632738

附件: 档案移交目录.docx