一名办公室主任的一天:签公函转简报看材料

27.11.2013  19:34
一名办公室主任的一天

  文/片 本报记者 马云云 实习生 蔡亚利 张宝亮

  “八项规定”下,机关事业单位的作风和工作的变化,很大程度体现在承担文稿起草、公务接待、会务准备等多项工作的办公室的职责上。负责协调、服务的办公室主任的工作是怎样的?11月26日,本报记者在省检察院办公室蹲点采访,了解办公室主任蒋万云一天的工作事项。

  10:30(公函签字) 两三个月才接待一个考察团

  不到9点,记者赶到省检察院办公室,蒋万云正在准备一份会议材料。

  10点30分,一名工作人员送来一份公函,需要蒋万云签字。公函的内容是,我省东部某市一区检察院一行8人将于12月初赴浙江省某市考察学习,学习的内容是派驻检察室建设及工作开展情况、案件管理工作等,需要省检察院办公室向浙江省检察院办公室发一份电报。这份公函的最后还附上了一份赴浙江学习的8名人员的名单。

  “去学习几天?”蒋万云问。“一天时间。”这名工作人员回答。蒋万云又仔细核实了考察学习的内容,这才签了字。

  中央“八项规定”实施后,许多机关单位去外地考察学习舍去了过去许多复杂的程序。蒋万云之所以关心“学习几天”,就是想了解这家基层检察院是不是按“八项规定”办事。

  “现在这种公务接待明显少了,也简单了。”蒋万云对“八项规定”之后的变化深有体会,“以前我们每个月都会迎来两三批外地考察学习团,现在两三个月才会有一个。

  11月快过去了,蒋万云所在的办公室也只接到了一个考察团。11月21日晚上,一个由南方某省检察院检察长带队的考察团来到省检察院,考察统一业务应用系统试点工作。

  这次考察只安排了四项议程,全部集中在22日上午。蒋万云说,当天一早就召开了座谈会,由省检察院向考察团介绍情况、解答问题。随后,考察团观看现场演示和专题片,参观反贪局侦查指挥中心。午饭后,这个考察团就接着坐动车返回。

  如果在以前,这样的公务考察最少要两三天的时间。蒋万云说,外地检察院来考察学习,在省检察院完成考察后,还得安排到市检察院看看,或者参观济南的市容市貌。对那些平时很少来山东的考察团,他可能得陪着去曲阜、泰山这些省内有名的景区去转一转。“虽然不是我们花钱,但却得安排车辆、全程陪同。直到把他们平安送到机场,才能松口气,算是完成任务了。

  蒋万云告诉记者,根据最近的统计,今年1至10月份,省检察院公务接待费用和去年相比下降了22.37%。

  10:45 (转发简报) 简报字少了 4个案子用3张纸

  10点45分左右,省检察院一位分管副检察长签发了一份《检察情况反映》的简报,从办公内部网上发给了蒋万云,蒋万云再将这份简报发回给起草人员校对,发布。

  记者看到,这是一份关于检察机关资金管理使用漏洞的情况反映,里面没有“高度重视”、“意义重大”等官话套话,直接切入主题。“我们现在要求文件简报的内容,得‘一口咬到包子馅儿’。

  蒋万云告诉记者,以前文件简报中确实有不少套话,比如讲工作的重大意义等,不仅看起来费劲,而且也浪费纸张。现在院里要求努力减少官话套话、提炼语句,并严格控制发文数量,尽量少发文、发短文、发有效管用的文。“今年简报信息发文量较去年同期下降了52%。

  例如,菏泽市检察院反映农用机动车交通肇事案件的情况,开头就直接说明受理这类案件数量及比重,接下来讲明特点。

  “现在这种工作简报能不发的就不发,事儿小、意义不大的不发。起草人员有意识缩减,我这里也‘枪毙’一部分,分管的副检察长再删掉一批。”蒋万云对记者说,原来一些涉及经验性做法的工作简报,动辄两三千字,得打印五六张纸。现在则一般控制在4张纸、1500字之内。

  记者注意到,蒋万云的办公桌上摆放的文件简报,大多在4张纸以内,有一部分只有一张纸。某市上报的关于职务犯罪的情况反映简报中,四个案子只用了三张纸就全部把情况说明了。

  11:00(安排用车) 会期缩短一半,近30天没安排全省性会议

  下午要陪检察长吴鹏飞到省人大常委会作报告,11点左右,蒋万云给办公室的司机小陈打了个电话,让他按时备车。

  按照省检察院公车管理规定,司机小陈要在用车前填写“派车单”,注明用车的理由,这样才能把车开出来。如果因公务要出济南市区,用车的处室还需要各处处长和分管的副检察长在“派车单”签字。公务结束回来后,司机们还要填写“入库单”,将车放回。

  “这半年来我用车越来越少了。”蒋万云一边收拾文件一边说。由于公务接待量减少,蒋万云用车次数明显减少。他和同事有意识减少使用公车,下午的活动,他要和检察长办公室主任以及公诉一处工作人员坐一辆车前往。

  蒋万云已经有近一个月的时间没有安排全省性的工作会议。今年,省检察机关集中开会的次数明显少了,“能不开的会议不开,泛泛部署工作和提一般性要求的会议不开,能用文件、电话等形式解决问题的不召开会议,能合并召开的合并召开,实在要开就开电视电话会。

  今年以来,省检察机关全省性会议次数较往年减少了36%,平均会期缩短了一半。

  按惯例,每年检察系统都会召开两次全省检察长会议,今年,全省检察长会议只召开了一次,会期仅安排了1天。“此前的会期至少要2天。”蒋万云说,今年的会上减少了讨论和经验介绍的内容,并取消了历年都有的预备会议,“以前会议开始的前一晚,各检察院办公室主任要开预备会,了解会议议程、注意事项等,其实意义不大,会务安排上都有。

  记者了解到,当天的会上还把表彰环节进行压缩,“评出的先进个人、先进集体、业务标兵等只是简单念了决定,绝大多数获奖人员没有上台,省去了会上时间和会前的彩排环节。

  今年,蒋万云多次陪同检察长吴鹏飞参加调研活动,“检察长要求基层陪同人员不超过3人,不让警车开道,一般车辆领路也不让打双闪。每次到基层院、乡镇检察室,都要看一看干警食堂,了解情况。

  11:15 (研究材料) 贺卡和台历 印制计划全取消

  11点15分,蒋万云又看了一份资料,涉及的主要工作是协调与济南海关、青岛海关会签一份关于在海关系统惩治预防职务犯罪的实施办法。25日,济南海关的工作人员还来到蒋万云的办公室,和他一起协商会签文本的最后修改事项。

  蒋万云之所以能腾出更多时间忙活业务上的事儿,是因为他少了礼节性的工作,从迎来送往中解脱出来。

  比如,今年元旦将至,这段时间可能是蒋万云过得比较“清净”的日子了。往年这个时候,印制贺年卡、制作台历是办公室主任的工作,“就像是规定动作,设计还得精美,体现特色。其次得安排人列计划,制作好样本筛选,再找印刷厂印制。各个环节,牵扯精力、劳心伤神。

  蒋万云说,给哪些单位送都要列计划,“比如原来不认识的,通过开会、参观学习认识了,也要想着给人家一份。还有的人本来没给他寄送贺卡,但人家寄过来了,我们也得回一份。

  今年,省检察院全部取消了贺卡、台历的印制、寄送。