广东省人大常委会办公厅来机关调研

　　9月16日，广东省人大常委会办公厅副巡视员陈克成一行5人，来我机关学习公文智能交换系统建设情况，办公厅秘书处介绍了机关公文智能交换系统的规划建设、主要功能和运行现状及管理情况并进行了现场操作演示。

　　2010年，为提高工作效率，加强文件流转的全过程管理，在常委会和办公厅领导的大力支持下，机关建设了“四川省人大办公厅机要文件流转自动化管理系统”。该系统基于公文二维条码技术，对所有收文进行扫描、登记管理，实现了机要文件的签收、拟办、批办、运转等各个办理环节的自动化和智能化，以及机要文件流转全过程的数据监控、跟踪办理、查询统计等管理手段的信息化，达到了节省人力、提高效率、规范管理的目的。目前，通过系统可以很方便的查询到文件收发时间、发放范围、办理和清退情况，能够及时完成各种数据的统计工作。使用系统后，所有重要文件全部能够及时发放到办理人员手中，并且有记录可循，有效的避免推诿情况的发生。

　　在公文交换过程中，仍然存在部分单位制发的公文没有添加二维条码的情况，这种没有二维条码的文件在机关机要文件流转自动化管理系统中就无法正常使用，如直接投递，就没有记录可循。秘书处机要室通过对系统不断了解，还自己动手对系统进行了一些改进完善和提升：一是将IC卡识别方式改进为指纹识别方式，有效杜绝了非涉密人员持卡到机要室领取文件的现象；二是增加了领取急件短信提醒功能。使文件办理及时有效，提高工作效率；三是对外单位来文增加二维码标签功能,可以将此类文件先打印粘贴二维码标签，再在系统中流转，使公文流转更加规范。

　　广东省人大调研组参观学习后，对我机关公文流转自动化管理系统给予了高度评价，称赞四川省人大机关在文件流转自动化管理工作中走在了全国人大系统的前例，表示在今后的工作中，要相互多学习、多交流，多借鉴好的做法和经验，为人大的中心工作服务好，保障好。广东省人大对机关数字化档案室建设有关情况也进行了学习和考察。